Hace unos días conversaba con un cliente sobre los beneficios de G Suite para su empresa. De la conversación me quedó claro que uno, además de lo que puede saber sobre el producto o servicio que ofrece debe probarlo o usarlo, ya que a partir de casos prácticos fue muy sencillo explicarle varios beneficios.
Nosotros en la oficina hemos estado haciendo uso de G Suite desde hace 8 años cuando esta aplicación tenía algunos meses de implementado con el famoso Gmail for your Domain, nuestro dominio original inclusive tiene hasta 100 cuentas estándar (originalmente se ofrecieron 200).
Con este ínterin de por medio le expliqué algunas cosas útiles que hemos encontrado en G Suite Perú para nuestro trabajo diario y he querido compartir con Uds. algunas de estas experiencias aquí.
1. Gmail Empresarial con tu propio dominio, para demostrar la seriedad que ofrecemos.
No voy a recalcar sobre lo bueno que es Gmail, creo que para la mayoría de nosotros está claro lo bien que trabaja este correo electrónico, pero el problema radica en que no puede ser personalizado. El hecho de tener un extraño correo como sabrastusac1243@gmail.com o algo como contabilidad_empresademieirl@gmail.co no te ayuda con la seriedad y profesionalismo que tu empresa, tu emprendimiento o que tu servicio profesional ofrece. Unido a la posibilidad de tener 30 GB de espacio, y un correo, que nunca falla prácticamente, en 99.9% de las veces un gran razón para usar el Gmail para Empresas que G Suite ofrece.
2. Espacio para guardar tus archivos en la nube o espacio para tu correo electrónico.
Hace pocos años, Google ofreció unificar el espacio que ofrecía por separado ( 25 GB para Gmail para Empresas y 5 GB para Drive), esto nos fue útil porque nuestros archivos que estaban en la nube habían superado el espacio ofrecido y teníamos la difícil decisión de invertir en comprar más espacio (que en el 2013 era caro), cuando nuestro email no tenía más de 1 GB de uso. Ahora inclusive puedes comprar 100 GB por menos de USD 24 al año para cualquiera de tus cuentas y usarlas tanto para tu Gmail para Empresas o guardar todos tus archivos en Drive.
3. Accedes a tus documentos en cualquier lugar, en cualquier momento y con cualquier dispositivo.
¿Se acuerdan cuando debían volver a la oficina por un documento que habías olvidado?, parece arcaico ahora ¿no?. El hecho de revisar un documento en línea desde mi Smartphone en mi casa o camino al trabajo hace que nuestro trabajo sea eficiente y productivo. Además Google Apps tiene aplicaciones para Android, Iphone o Ipad y se adapta al navegador por lo que está diponible inclusive para modificar documentos en línea.
4. Google Contactos y sincronización con mi smarthpone.
Recuerdo aún mis viejas agendas en las cuales tenía que hacer el proceso de mover todo mi directorio telefónico, cada año y encima tener que guardar estos pesados documentos, ya que era probable que la agenda se perdiera y debía reconstruir mis datos nuevamente. ¡Qué tiempos!, ahora es tan sencillo que lo datos de tus contactos estén en tu Gmail Corporativo y que si se pierde tu Smartphone puedas restaurar en un click los datos tus tan importantes contactos en uno nuevo.
5. Te ayuda a controlar lo que sucede en tu empresa.
Muchos dueños de pequeñas empresas nos han pedido varias veces que todo los correos electrónicos que entren a su empresa puedan llegar también a sus cuentas (los que conocen el CPANEL, pueden hacerlo fácilmente) y también todo los correos que salen también. Con G Suite Perú puedes realizar este proceso fácilmente en el Panel de Administración haciendo un enrutamiento del correo electrónico, con lo que logras que todos los correos que entran y salen de tu empresa puedan estar controlados (o algunos, dependiendo de tus necesidades)
6. Controlas el ancho de banda para subir o bajar datos con el Drive para Windows y no haces lento el Internet de la oficina subiendo tus archivos al cloud.
Cuando salió la aplicación de Drive para subir tus archivos automáticamente, nos propusimos tener los archivos más importantes en la nube, pero como estamos en Perú y aquí lamentablemente la conexión es bastante limitada en muchos lugares como donde estamos, nos encontramos bastante preocupados porque el Internet en la oficina se ponía bastante lento. Hasta que Google Apps for Work Perú hizo una actualización para controlar el ancho de banda que podía usar para hacer este proceso. Una solución genial.
7. Compartir y trabajar en equipo con los documentos.
Fue anticipado proponer una solución de trabajo compartido en la nube, la verdad no lo usamos hasta que nos atrevimos a escribir nuestros documentos en la nube. El hecho de enviar documentos y proformas para que el gerente comercial lo aprobara era bastante común y frecuente hace unos años. Habían confusiones con los diferentes versiones del documentos (si es que no estaban impresos), inclusive cuando estos hacían un viaje de oficina en oficina. Hace bastante tiempo que no imprimimos documento (ahorra tinta y papel), además ahora trabajamos varias personas en un mismo documento, a la vez, lo que agiliza varios procesos.
8. Documentos, Hojas de Cálculo, Presentaciones y otros archivos que no ocupan espacio.
Un documento de Office además de necesitar de la licencia, subirlo a la nube, modificarlo, volverlo a subir y tener varias versiones que ocupan espacio; frente a los ofrecidos por Google Apps for Work, no tiene comparación. Encima no ocupan espacio, por que Google considera estos documentos con 0 bytes de almacenamiento en la nube.
9. Documentos y hojas de cálculo que se pueden publicar en la web incrustando un código en la página web que desees.
Muchas ocasiones hemos tenido que publicar documentos en línea (Docs y Presentaciones) y no queríamos que estos perdieran el formato que le habíamos dado o que necesitábamos actualizar y tampoco queríamos actualizar dos veces el documento, original y de la web. Por ello que el código incrustado que te ofrece G Suite Perú te ayuda a hacer este proceso en un click
10.Auditoría, inicio de sesión desde un IP determinado y CMR integrado.
Nos ha ocurrido con clientes que necesitan tener todos sus backups de sus correos electrónicos porque hay instituciones del estado que hacen auditoría (por ejemplo en el caso de lavado de activos), esto se solucionó a través de Vault de G Suite Ilimitado. En el caso de un cliente de una financiera, debido a la reserva de sus datos requería por ejemplo que sólo se pudiera acceder a Google Apps for Work dentro de la institución, por lo tanto se implementó una solución de Single Sign On a partir de una tercera aplicación de Google Apps for Work, ya que hay aplicaciones que se pueden comprar y que funcionan con el ecosistema de Google. Y finalmente una empresa que necesitaba un CRM y este se integrara con Google Apps for Work Perú, se usó ZOHO CRM en su versión gratuita y ahora lo usan eficazmente, y no es la única opción que puedes encontrar en el Google Apps Market.
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